Los sistemas de control de presencia están en auge debido a la implementación de nuevas regulaciones europeas. En países como España e Italia, las empresas tienen la obligación de registrar las horas de llegada y salida de sus empleados, así como de establecer un horario de trabajo y contabilizar las horas trabajadas. El objetivo de estas regulaciones es acabar con el trabajo precario y reducir significativamente la fraude, especialmente las horas extras.
Existen diferentes maneras de realizar el control de presencia, dependiendo del tipo de empresa, la complejidad del plan de trabajo y las exigencias de cada empresa. A continuación, explicamos los tipos más tradicionales:
- Sistema tradicional: Con este sistema, los empleados pueden registrar sus horas en papel, aunque se trata de un método obsoleto, es la solución en las pequeñas empresas de 1 o 2 empleados. Según la regulación española, se deben conservar los registros mensuales de los últimos 4 años, por lo que estas empresas deben archivarlos durante este período.
- Sistema informatizado tradicional: Muchas empresas pueden utilizar Excel, simulando el sistema tradicional en papel pero de manera informatizada. Actualmente, existen hojas de cálculo de Excel compartidas que permiten un registro horario eficiente incluso para las pequeñas empresas.
El problema con los sistemas tradicionales es la facilidad con la que se pueden manipular los registros y las horas trabajadas. Además, al tener que conservar los registros de cada empleado durante un largo período de tiempo, no es razonable que una empresa con más de 15 trabajadores pueda trabajar con estos sistemas.
El uso de dispositivos electrónicos para ayudar a gestionar el control de presencia no es algo nuevo; comenzó a implementarse en grandes fábricas a mediados del siglo pasado para controlar a los empleados. A continuación, podemos ver los métodos actuales de control de presencia:
Métodos actuales de control de presencia
- Fichaje Manual: En algunas empresas existen máquinas en funcionamiento, en las que se introduce un “token” para establecer las llegadas y salidas.
- Dispositivo de tarjeta: Existen controles de presencia con los que se pueden realizar llegadas y salidas con una tarjeta de radiofrecuencia, puede tratarse de diferentes tecnologías, como EM, Mifare, Defire con frecuencias de 125KHz y 13.56MHz.
- Lector biométrico: Los registros pueden realizarse con tecnología biométrica. Las más comunes son las huellas dactilares, el reconocimiento facial, la palma de la mano o el iris. Estos dispositivos también pueden tener lectura de tarjeta y suelen estar conectados por IP o USB para gestionar usuarios, horarios y cálculos.
- Sistemas en la nube: Los servicios en la nube que ofrecen la solución de control de presencia son cada vez más frecuentes, lo que permite a los empleados marcar desde un PC o un Smartphone, añadiendo geolocalización, una foto de seguridad y siendo compatibles con los sistemas de tarjetas y biométricos mencionados anteriormente.
Según el tipo de instalación, se puede seleccionar un sistema u otro. El sistema de tarjeta es el más económico en la actualidad, pero no es seguro, ya que la tarjeta puede prestarse para favorecer la fraude. Por esta razón, la biométrica comienza a ganar terreno, con precios más competitivos y segurizando el proceso de registro.
Los servicios en la nube ofrecen mayor flexibilidad para el registro de horas y son muy efectivos para el control horario de comerciales, transportistas o empresas con varios establecimientos. Incluso las pequeñas empresas lo implementan debido a la facilidad de uso para los trabajadores y la facilidad de configuración para los departamentos de gestión.
En resumen, cada empresa debe elegir el sistema de control de presencia que mejor se ajuste a sus necesidades, ya sea un software que cumpla con las expectativas de los diferentes horarios de la empresa o un sistema físico.